Секретарши превращаются в серых кардиналов

Классический образ секретарши в мини-юбке, весь день занимающейся своим маникюром и изредка приносящей шефу кофе, рискует навсегда остаться в ХХ веке. Стремительное развитие цифровых технологий и постоянные изменения в бизнес-среде ставят перед ассистентами абсолютно новые задачи. Теперь им нужно уметь делать все.

Комплексные задачи

Требования к секретарям постоянно изменяются, а работодатели с каждым годом все больше понимают, как много зависит от качественного делопроизводства. Да и сами ассистенты все чаще осознают, что в глобализованном мире нужно работать на грани многих профессий. К примеру, разбираться в бизнес-процессах и взаимосвязях между различными отраслями экономики.

Все большее значение приобретает умение самостоятельно принимать решения. Классические обязанности администратора (будь то бронирование залов для проведения совещаний или расчет транспортных расходов) все чаще выполняют сами менеджеры. А вот обязанности помощников становятся все более сложными. Они берут на себя общую организацию работы над проектом, начиная от определения приоритетов и заканчивая контролем над выполнением задач.

Уже в ближайшем будущем секретарша будет не только покупать шефу билет на самолет, но и организовывать всю поездку от начала до конца. Ассистент будет контролировать, какие важные контакты нужно завязать ее руководителю, готовить материалы для проведения совещаний, разрабатывать маршруты командировок. Знание иностранных языков окончательно перестанет быть преимуществом, превратившись в необходимое требование для приема на вакансию секретаря.

К тому же, нужно будет уметь работать оперативно, да еще и с высокой степенью самостоятельности. Эти тенденции, кстати, сегодня характерны не только для профессии секретарей, но и для большинства других. К примеру, если еще пять лет назад при установке новой компьютерной программы для сотрудников устраивали курсы по ее изучению, то теперь обычно все обучение сводится к ссылке на руководство пользователя. Поэтому для будущего секретаря очень важно любить и уметь учиться.

Специфические требования — гибкость, способность быстро и эффективно организовывать как свою работу, так и работу других сотрудников. Для этого нужно уметь планировать, а также пользоваться различными методами коммуникации.

Новое поколение “белых воротничков” часто называют digital natives, поскольку цифровые технологии для большинства современных офисных работников так же понятны, как и родной язык. Так что сотрудник, желающий идти в ногу со временем, просто обязан разбираться в технике и решать совершенно новые проблемы. Кроме того, интернет значительно облегчает коммуникацию, а ведь только зная нужных людей в компании и за ее пределами можно эффективно управлять секретариатом. И если раньше новости обсуждались за чашкой кофе, то сегодня для этих целей служат социальные сети.

Держать руку на пульсе

Неотъемлемой составляющей работы секретарей становится отслеживание ситуации в отрасли. Секретарь будущего должен стать центром корпоративной жизни, именно здесь будут пересекаться все офисные дороги, главным образом — виртуальные. А это потребует умения приспосабливаться к новым ситуациям, новые задачам, новым людям. Секретарю не стоит излишне привязываться к сотрудникам или реализуемым проектам, ведь уже на следующий день команду могут поменять, а проект закрыть.

С другой стороны, когда все вокруг меняется устрашающими темпами, именно секретарь может стать для сотрудников компании своеобразной “точкой отсчета”, островком стабильности. Ведь она знает правила работы компании, разбирается в сотрудниках. Но и от самих секретарей все чаще будут требовать большей мобильности: им придется сопровождать руководителей в рабочих поездках, а также работать удаленно. Ведь сегодняшнее развитие коммуникаций спокойно позволяет ассистенту время от времени решать рабочие проблемы, не выходя из собственного дома.

Между тем, растущее количество обязанностей, работа в условиях постоянной нехватки времени и необходимость постоянно быть на связи непременно должны быть компенсированы отдыхом. Поэтому кроме профессиональных качеств цениться будут умение держать границы, поддерживать баланс между работой и личной жизнью, дистанцироваться от проблем компании в нерабочее время.

Специалисты уверены, что в будущем секретари и помощники не останутся без работы. Даже больше: умело реагируя на вызовы цифрового мира и бизнес-среды, они вполне могут превратиться из серых мышек в серых кардиналов.

Как может выглядеть будущее

— Офис утратит привычный сегодня вид. Его заменят многочисленные индивидуальные пространства, в том числе — виртуальные. Все более важную роль буде играть креативность, открытое общение, умение вести диалог.

— Секретарша превратится в ассистента со многими навыками и специализациями. Классические задачи будет выполнять компьютер, тогда как обязанностью человека станет контроль за этими процессами, оценка и мониторинг проектов.

— Руководитель перестанет играть ведущую роль, поскольку в будущем структура компании будет разделена на группы для выполнения конкретных задач, а не иерархически. Так что начальника заменит своего рода модератор. При этом все чаще будут появляться узкопрофильные специалисты.

Как не отстать от времени?

— Постоянно учиться. Узнать, какие курсы или лекции могут быть полезны в ежедневной работе секретаря. Читать профессиональную литературу, научиться составлять планы и контролировать их выполнение.

— Вести мониторинг рынка труда. Критически сравнить свою квалификацию с навыками коллег по профессии, следить за предложениями на рынке труда, обращая внимание на новые требования к кандидатам. Во время рабочих встреч руководителей разговаривать с секретарями других компаний, чтобы узнать о специфике работы в различных сферах бизнеса.

— Интересоваться новыми технологиями. Чтобы идти в ногу со временем, нужно постоянно совершенствовать свои умения обращаться с техникой. Не говоря уже о близком знакомстве с Интернетом и социальными сетями.

— Тренировать “мягкие навыки”. В мире, где события происходят в ускоряющемся темпе и под знаком постоянной гонки за успехом, особое значение приобретает умение создать дружелюбную атмосферу в офисе. И роль секретаря в этом процессе одна из ключевых.

Кирилл ШВЕДОВ