“Записная книжка”, “справочное бюро” и “скорая помощь” в одном лице

Представители одних и тех же профессий — всегда совершенно разные люди. И все же, профессия обязывает каждого соответствовать определенному уровню, она объединяет людей личностно непохожих и ставит их в один ряд- профессионалов: будь то врач или учитель, адвокат или экономист, программист или дизайнер, инженер или менеджер.

При слове “секретарь” в памяти невольно всплывает стереотип об огромной армии представительниц прекрасной половины человечества — непременно длинноногих, в элегантной одежде, часто имеющих внешне неприступный вид полновластных хозяек офисов и приемных, хранительниц спокойствия своих шефов (и себя — любимых). Но, с другой стороны, стоит вспомнить, скольких замечательных, образованных и корректных женщин — секретарей, референтов, делопроизводителей — встречаем мы на своем профессиональном пути. Это — знатоки своего дела, которые помогают оперативно созвониться с начальством, сориентироваться в интересующей проблеме, в документации, подсказывают координаты специалистов, владеющих нужной информацией.

Сейчас, когда деловые отношения, производство, бизнес в Украине все активнее приобретают цивилизованный характер, и секретарская работа уходит от старых стереотипов. Недаром к слову “секретарь”, что в переводе с латинского означает “доверенное лицо”, добавилось слово “референт” — должностное лицо, готовящее доклады или консультирующее по определенным вопросам. Старая профессия (ее истоки — в античности) на современный лад требует специальных знаний, умения всегда быть на высоте, соответствовать уровню организации, в которой работаешь, поддерживать ее имидж.

Как театр начинается с вешалки, так предприятие начинается с приемной руководителя. Рабочие или инженерно-технические работники, аудиторы, гости завода: члены иностранных делегаций, ученые, руководители министерств и, не исключено, — даже глава государства (Харцызский трубный, например, посещали многие из бывших премьер-министров Украины и президент Л.Д.Кучма), лидеры отраслевого профсоюза — в приемной генерального директора завода все они будут приняты секретарем (в последнее время эта должность называется референт), и к каждому нужно найти подход, установить контакт, решить все предварительные вопросы, чтобы встреча с первым руководителем предприятия прошла результативно и без срывов.

Особая атмосфера царит в приемных начальников цехов. Совещания, документы на подпись, срочные вопросы руководства завода, заместителей, начальников смен, мастеров, нормировщиков, экономистов, конструкторов, личный прием, вопросы охраны труда и производственной дисциплины, отпусков, — с какими только проблемами ни приходится сталкиваться секретарю, чтобы помочь организовать начальнику цеха его работу по решению всех этих проблем. Ведь здесь, как на передовой, отступать некуда: за спиной (вернее, за дверью) — само производство с планами, нормами, технологией, поломками, ремонтами, производство, от которого зависит жизнь завода.

А еще есть телефонные звонки, раздающиеся в приемных целый день, на которые нужно отвечать грамотно и корректно (впрочем, как и на любом другом рабочем месте), постоянная необходимость оперативно дозваниваться во всевозможные инстанции и адреса по поручению руководителя, умение быть дипломатом и психологом, создавать уют в офисе, в соответствии с этикетом подавать гостям чай или кофе... С годами хороший секретарь приобретает личный авторитет в широких кругах, становится незаменимым помощником руководителя, его надежным тылом, “записной книжкой” с памятью во много раз более надежной, чем электронная техника. А кроме того, он точно знает, кто из постоянных, многолетних, надежных представителей партнеров предприятия любит чаи, а кто предпочитает кофе, кто — с сахаром, а кто — без, кому сахар нужно положить в чашку, а кому — подать вприкуску... И это вовсе не мелочи, как может показаться на первый взгляд. Это — работа, в которой нет мелочей.

Но кто лее знает об этой работе лучше самих секретарей? Поэтому мы и решили попросить их поделиться мыслями о своей работе, раскрыть секреты профессии, которая, между прочим, входит сейчас в пятерку самых востребованных во всем мире. Информационным поводом послужил отмечавшийся в апреле Международный день секретарей.

Начальник административного отдела Ирина Владиславовна Бенц работает референтом с 1999 года. Начинала работать с директором по экономике А.А.Величко, затем — с директором финансовым С.В.Громовым, после — в приемной исполнительного и финансового директоров. В приемной генерального директора — с 2004 года.

И.В.Бенц:

— Ни одна, даже самая маленькая компания не обойдется без сотрудника, который будет для руководителя помощником как в телефонных коммуникациях, так и в приеме гостей, организации переговоров, а главное — в ведении документооборота.

Должна заметить, что работа секретаря не меняется от того, что меняется руководитель — требования к секретарю, должностные обязанности всегда одинаковы. В зависимости от характера руководителя, бывают, конечно, и недоразумения, но это уже — редкость.

Самые сложные, пожалуй, ситуации — это когда руководителя нет на месте, и он не сказал, что нужно с кем-то провести переговоры в его отсутствие, а в это время возникает вопрос, требующий срочного решения Тогда приходится брать ответственность на себя, срочно искать компетентных людей, с которыми можно было бы организовать встречу.

Что главное в работе секретаря? Терпение, выдержка и умение общаться с людьми. И, конечно, нужно понимать своего руководителя (желательно — с полуслова). Необходимы знания правил этикета, ведения переговоров, организации встреч.

Больше всего времени уходит на телефонные переговоры. Причем, очень много звонков поступают не по адресу, и с этим явлением я сталкивалась во всех приемных, где работала. В приемной генерального директора это хоть можно как-то объяснить — номер телефона 4-21-68 близок к номерам телефонов БТИ и горводоканала.

Чему приходится учиться? Программы компьютерные сильно поменялись за последние годы. Да раньше и компьютеров не было! Поэтому свою компьютерную грамотность приходится повышать всегда. Кроме того, во время учебы в школе и в институте я не изучала украинский язык, поэтому училась уже здесь — на работе, особенно, когда все делопроизводство начали вести на украинском. Училась путем самообразования — учебники, чтение литературы. Знание языка очень важно, ведь приходится и письма писать в разные инстанции, и отвечать в письменной форме на поступающие вопросы, и переводить тексты с русского на украинский. Раньше в заводской службе делопроизводства была должность корректора украинского языка, а сейчас каждый работающий с документацией должен владеть государственным языком.

Занималась на кусах секретаря-референта по программе ЕШКО, прошла курс подготовки менеджеров-профессионалов в центре (г. Харьков). Учиться надо всегда. Хорошим подспорьем здесь является то, что предприятие выписывает специализированные издания: журналы “Секретарь-референт”, “Довідник офіс-менеджера” (украинскую и русскую версии, что интересно с точки зрения обмена опытом, потому что даже разные требования к делопроизводству дают возможность сравнивать, анализировать и таким образом — учиться).

Свои особенности в работу секретаря вносит, конечно, действующая на предприятии интегрированная Система управления — она предусматривает достаточно сложную структуру управления документооборотом. Дело в том, что есть несоответствие между стандартами Украины по ведению делопроизводства и требованиями Системы управления качеством ОАО “ХТЗ”, которая базируется на международных стандартах. Приходится находить, разрабатывать и внедрять внутри предприятия механизмы, чтобы привести к одному знаменателю эти требования.

А ведь от правильного документооборота зависит качество управления, а, значит, и качество конечной продукции. Решение вопросов с помощью телефонных звонков, личных договоренностей осталось в прошлом. Собственно, изготовление любого вида продукции не обходится сейчас без документального сопровождения. В масштабах завода это означает, что все технологические и ремонтные операции, перемещение материалов, управленческие решения не выполняются без документа. Даже на то, чтобы ввести какую-то позицию в систему Оракл, нужна служебная записка или какой-то определенный вид заявки. Электронная почта — хорошее подспорье для ведения документооборота.

Сейчас я вхожу в состав группы, которая работает над вторым этапом введения электронного документооборота для того, чтобы сократить оборот документов в бумажном виде. На этом этапе будет рассматриваться применение электронно-цифровой подписи — введение ее планируется в следующем году. Уже готово техническое задание для разработчиков, заключен договор с фирмой, которая приступила к разработке программной базы. Потом наступит этап реализации пилотного проекта членами проектной группы, затем — его согласование, доработка, утверждение и внедрение для всех пользователей завода.

— Вы чувствуете себя хозяйкой офиса?

— Да, о секретарях — хозяйках офисов много пишут в журналах. Это -модная тема. Каждая девушка, работающая в приемной, неважно, как называется ее должность, по-разному описывают свое отношение к работе. Я себя хозяйкой в приемной не чувствую, просто здесь мое рабочее место, и здесь я выполняю свои должностные обязанности. Может быть, в частных фирмах секретари и чувствуют себя хозяйками.

— Кто решает элементы дизайна приемной?

— Всю вот эту обстановку, ремонт в приемной делали еще в 2003 или 2002 году. Фактически, профессионально дизайном во время моей здесь работы никто не занимался. Мой вклад здесь — отдельные детали, создающие уют: картины, цветы.

Сейчас уже заключен договор со специализированной строительной фирмой, которая будет заниматься ремонтом кабинета генерального директора и приемной. В проекте, разработанном фирмой, учтены размер и вид мебели, наличие цветов, ламп, картин, зеркал, продуман цвет отдельных элементов интерьера, освещение, все детали — вплоть до отдельных проводов. Вся эта работа намечена к юбилею завода, планируется начать с фасада, поменять окна, а затем делать ремонт кабинетов. организатор делопроизводства административного отдела Лариса Александровна Бузиненко проработала в приемной первого руководителя нашего предприятия почти два десятка лет.

Л.А.Бузиненко:

— На заводе проработала уже 26 лет. Пришла на завод секретарем в приемную директора по труду и кадрам Петра Григорьевича Шморгунова — в штате хозяйственного отдела было машбюро, где были все машинистки, и меня как машинистку направили в приемную. Когда ушел с этой должности Шморгунов, я перешла в ЦЛАМ, и там я была уже секретарем-машинисткой, а потом оттуда — в приемную генерального директора в 1985 году, где проработала 19 лет.

Мне всегда очень нравилась работа с людьми (от природы я чувствую себя психологом), и сегодня она мне нравится. И еще — я очень люблю документы. Я их так люблю, что даже отмечаю качество бумаги, на которых они выполнены. Если кто-то считает, что это бумажка, то меня это даже обижает. Подготовка документа, правильность оформления мне очень нравится. Неправильно подготовленные документы меня выводят из себя. Это пришло не сразу и, видимо, оттого, что уже столько их перелопачено, этих документов!

— А как вы раньше работали без компьютеров, без принтеров?

— Легко и быстро! Мне поставили в приемной компьютер, но на то, чтобы освоить его, у меня времени не было, хотя я очень хотела научиться на нем работать. Почему? Потому что основное внимание уделялось людям. На это уходило все время. Только когда я ушла из приемной, здесь, уже в этой должности, я изучила эту машину.

В приемной больше внимания уделялось организации работы руководителя. А главное, конечно, — люди. Двери приемной были открыты для всех, и в первую очередь — для рабочих. Принцип Федора Семеновича Дерментли был таков: ИТРовец может присесть и подождать, рабочий и пенсионер не должны сидеть и ждать. Это исключалось. Поэтому 10-11-часовой рабочий день практически весь был посвящен работе с людьми. — Что бы Вы посоветовали молодым девушкам, которые сейчас работают в приемных директоров завода, начальников цехов?

— Моя работа в качестве организатора делопроизводства предполагает частое общение с работниками в приемных. Шокирует меня, когда слышу в ответ на мой телефонный звонок сонный, томный голос вместо деловых спокойных интонаций. Считаю, это недопустимо!

В то же время в приемных есть сейчас много грамотных, уважительных, тактичных специалистов. Некоторые, если не готовы сразу ответить на вопрос, просят: “Оставьте, пожалуйста, свой телефон, я вам перезвоню”. Сейчас такое редко услышишь.

— Чему довелось учиться за время работы на заводе?

— Каждая ситуация чему-то учит. В 2004 году я поменяла работу и столкнулась с тем, что не знаю, как оформить документ. Через мои руки в приемной прошло столько документов, я рассматривала правильность их подготовки и вдруг столкнулась с тем, что теперь мне этот документ самой подготовить нужно. Я училась этому, не стеснялась спрашивать, и спасибо всем руководителям, которые мне помогли. Я училась, как правильно составить протокол, чтобы ухватить самое главное из всего сказанного на совещании, не упустить важность вопроса, как поставить срок исполнения — и реальный, и в то же время такой, который, немножечко руководителя как бы подталкивал. Очень интересная работа, потому что вникаешь, углубляешься в процесс производства. У меня появилась возможность ходить по цехам во время обходов с руководителем — это мне тоже интересно.

А еще в советские годы проходила специальные курсы повышения квалификации в Москве, в Ленинграде. Из Москвы привезла удостоверение с отличием. Из Ленинграда — документ, свидетельствующий о присвоении звания”международный секретарь-референт”. Там проводила курсы швейцарская фирма. Очень интересные были курсы в течение недели-двух, они давали очень много. Занятия были очень обширные — не только по делопроизводству, нас учили и как поддерживать имидж компании.

— Какие бы главные качества, необходимые в работе секретаря, Вы выделили?

— Главное — это уважительность.

На заводе, в работающих цехах -это, наверное, главное. С возрастом я поняла, как замечательно, когда человек на своем месте, с таким общаться — одно удовольствие.

Делопроизводитель ТЭСЦ-1 Татьяна Ивановна Калиниченко — один из немногих специалистов, которые остались в цехе на этапе разработки всей необходимой документации, связанной с закрытием цеха. Цеха фактически уже нет, а в работе делопроиводителя цеха есть потребность!

Т.И.Калиниченко: — Задача секретаря — не только быть делопроизводителем и набирать документы на компьютере. Приемная — это центр для совместного решения вопросов начальника с разными специалистами. Цех закрыт, но мы продолжаем участвовать в производственной деятельности завода. Отгружаем готовую продукцию, имеющуюся на складах цеха, оформляем документы по списанию оборудования, проверяем данные, уточняем существующий порядок оформления документации, готовим технико-экономическое обоснование. На данном этапе приходится выполнять функции и бухгалтера, и инженера, и делопроизводителя. Огромное спасибо всем ' специалистам завода, которые консультируют, помогают, учат. Короче I говоря, скучать некогда!

Секретарь — это частичка сердца администрации. Руководителю одному работать очень тяжело, поэтому при каждом руководителе должен быть человек, который разбирается в документации и ведет ее, который следит за выполнением распоряжений, приказов. Секретарь — I это “записная книжка”, можно и так ; его назвать. Секретарь следит, что-1 бы все делалось по порядку, все выполнялось, чтобы все было точно.

Когда цех работал, люди обращались ко мне по разным вопросам, • приходилось выполнять роль и справочного бюро, и скорой помощи.

Чтобы быть секретарем, надо быть приветливым, надо уметь выслушать человека, главное •• надо быть психологом. Приходит человек, ты смотришь ему в глаза и понимаешь, с чем он пришел. Иногда достаточно предложить человеку присесть и отдохнуть, чтобы он успокоился, если был эмоционально возбужден, а то ведь I сгоряча можно такого напороть. Другой приходит какой-то радостью поделиться: а вот у меня... вот я поблагодарю... вот я хочу... Надо уметь разбираться в характере человека, ' уметь расположить его к себе — и ' речью, и глазами, и внешним видом. ' Чтобы оказать человеку помощь, без этого не обойтись.

Секретарь, пусть даже в маленьком цехе, нужен обязательно. Заместителей у начальника много, но . должен быть человек, который будет брать огонь на себя, особенно, в работе с людьми. Секретарю нужно “ знать многие законы Украины — и о ' труде, и о пенсионном обеспечении,  чтобы он мог ответить на любой вопрос человека и оказать помощь.

О.МАЙМЕСКУЛ