“Поколение Y” подрывает традиционный документооборот

 

Штат офисных сотрудников молодеет на глазах. Заполнившие современные офисы представители “поколения Y” не мыслят себя без портативных гаджетов и соцсетей, в том числе и на рабочем месте. Кто-то из работодателей старой закалки борется с явлением, навязывая молодежи традиционную модель офисной работы. Другие работодатели пытаются извлечь из этого пользу. О том, как трансформируются принципы офисного взаимодействия, и что это сулит компаниям, рассказывает Анатолий Киреев, специалист компании IBM по решениям для коллективной работы.

 — Каким образом и под влиянием каких факторов трансформировалась рабочая среда в компаниях среднего и крупного бизнеса?

Раньше взаимодействие было более документно-ориентированным. ИТ-департаменты уделяли внимание автоматизации и вкладывали в этот процесс большие ресурсы.

За последние годы процесс рабочего взаимодействия внутри компании сильно изменился. На рынок труда пришло новое поколение, которое обладает своим представлением о том, как должно выглядеть рабочее место и происходить эффективная коммуникация, потому что они не мыслят себя без соцсетей. Это и есть первый фактор — демография.

Второй фактор — мобильный доступ. Практически у всех сейчас есть ШПД из любой точки, есть возможность работать откуда угодно, где угодно и в любое время. И отговорка типа “я сейчас не в офисе” — уже не работает.

Трансформация рабочих процессов заключается в том, что сегодня все хотят получить ответ как можно быстрее. И многие компании согласны с этим. Они дают сотрудникам возможность работать по более свободному графику и разрешают использовать в работе свои личные устройства. Соответственно, происходит смещение акцентов от документо-ориентированности к человеко-ориентированности, при которой используется коммуникативный подход.

 — В середине прошлого десятилетия некоторые телеком-вендоры уже пытались произвести революцию в области взаимодействия сотрудников в офисе. Тогда в ходу был термин “коллаборация”, а формула успеха сводилась к необходимости “подключить” сотрудника, в каких бы условиях он не находился. Это созвучно с теми идеями, о которых вы говорите сейчас. Согласны ли вы с тем, что успешность совместной работы определяется возможностью “быть на связи”?

Я бы сказал, что важным и непременным фактором успешной работы является именно доступность информации. Информация может быть представлена в виде документов, на поиск которых уходит время, или находиться у экспертов по интересующей тематике, которых тоже надо найти. Раньше сотрудник оставался с проблемой один на один, спрашивая у коллег “а вы не знаете, кто мне может с этим помочь?”. Сейчас у нас есть инструменты, помогающие устранить эту фазу. Это и есть “коллаборация” в современном понимании.

 — Справедливо ли утверждать, что коллаборация является определяющим фактором успеха рабочего взаимодействия?

Определяющим фактором, в данном случае, является не то, могут ли сотрудники отредактировать документ, а то, насколько это удобно делать. Например, нашёлся полезный документ, его отправили в рассылку по почте. Кто-то внес изменения в режиме правки, кто-то “по живому”, кто-то написал комментарий в ответном письме. В результате документ невозможно собрать в единое целое.

В современном понимании коллаборация, или совместная работа с документами, должна обеспечивать удобный доступ к документу, возможность контроля версии и контроля распространения. Также должна быть предусмотрена возможность редактировать документ онлайн.

 — Как быть в тех случаях, когда необходимо вовлечь совместную работу над документами пользователей, которые не являются сотрудниками компании и не имеют доступа к внутренней системе?

Эта проблема с технической точки зрения решена. Партнерам компании можно выделить особый доступ, т.н. “партнёрскую зону”, в которой они смогут получить тот же интерфейс работы с документами, как и сотрудники компании, но с оговоренными полномочиями.

 — Насколько поддаются прогнозированию тенденции, под влиянием которых трансформируются процессы взаимодействия сотрудников? Иными словами, можем ли мы достоверно спрогнозировать, какой будет среда взаимодействия через 4—5 лет?

Да, разумеется, можем спрогнозировать. Нынешняя парадигма взаимодействия — результат трансформации тех идей, которые появились на горизонте примерно 4—5 лет назад. Последние два года показали, что было выбрано правильное направление, и социализация совместной работы является одним из основных факторов, влияющих сегодня на эффективность работы компаний.

Значимость социального и неформального взаимодействия сотрудников внутри компании будет повышаться и впредь за счет упомянутых факторов: приход нового поколения сотрудников и повсеместная подключаемость. Полная интеграция социального взаимодействия во внутренние процессы компании неизбежна. Социальное взаимодействие — это основа для повышения эффективности сотрудников.