Офис на диване. Как наладить работу из дома и не растерять команду

Стоило прокатиться по планете пандемии коронавируса, и тема удаленной работы, вокруг которой ломалось множество копий еще лет 5-10 назад, вновь стала необычайно актуальной. Многие офисные сидельцы восприняли отправку домой на карантин практически как внеплановый отпуск, однако для их начальства все это обернулось головной болью. Наладить эффективную работу в ситуации, когда к нужному сотруднику нельзя просто подойти и обсудить какой-то вопрос, оказалось очень непросто.

“У нас сейчас вся компания перешла на удаленную работу, совещания проводим в онлайне по Google Hangouts. Но многим людям потребовалось время, чтобы перестроиться на другой темп работы, — сказал  директор по дизайну международного технологического холдинга TECHIIA Иван Роговченко. — Не у всех получалось в первые дни выдавать тот же результат, который они выдавали в офисе. Кто-то поздно просыпается, у кого-то дети, кто-то захотел сериал посмотреть... Казалось бы, времени без учета дороги на работу будет больше, — а его оказывается даже меньше. Но постепенно вся команда дизайнеров и разработчиков — это человек 150 — начала работать слаженно”.

Как оказалось, самый серьезный ограничительный фактор при переходе на работу из дома — это самодисциплина. У очень многих работников настолько плохо дело в этом плане, что работать не в офисе у них просто не получается. Добавим сюда “фактор детей” (мало какой родитель не сможет отвлекаться на своего ребенка, тем более что школы и детсады на карантине), а также “фактор родителей”: люди старшего возраста обычно воспринимают само нахождение человека дома как то, что он в данный момент не работает. Отсюда это бесконечное: “Сходи в магазин, все равно дома сидишь, уставился в этот свой компьютер!”.

“Мы уже имели опыт организации удаленной работы, поэтому когда стало ясно, что в Украине придется работать в условиях карантина, мы составили для работников специальную инструкцию или, скорее, набор советов, помогающих выстроить рабочий день, не отвлекаться на семью и котиков, не прокрастинировать и при этом вовремя выключить компьютер и “уйти с работы домой”, — сказала HR-менеджер украинского представительства международной аудиторской компании Kallen Audit Дарья Величко. — Главное, нужно организовать комфортное рабочее место: в идеале, изолированное помещение, где есть стол, стул, компьютер и минимум шума. Также рекомендуется избегать кухни, чтобы не отвлекаться на постоянные приемы пищи. Лучше заранее, перед началом рабочего дня, обеспечить рабочее место необходимой жидкостью — чай, кофе, чтобы не отвлекаться от работы. Также мы рекомендовали изначально договориться с домашними о том, что, скажем, с 9:00 до 18:00 вы работаете. Продумать групповые правила: шутливо и серьезно, с листочками на дверях: “Мама/папа на работе”. Если на карантине оказались сразу двое-трое взрослых, которым приходится работать из дома, а рабочий угол, компьютер всего один, не нужно стесняться сказать об этом работодателю”.

Другие менеджеры, с которыми общался обозреватель “Деловой столицы”, говорили о том, как важно наладить взаимодействие с коллегами, завести новые рабочие привычки. К примеру — каждое утро созваниваться и обсуждать планы на день, или устраивать планерки по видеосвязи. Но главное — понять, что удаленка совсем не похожа на работу в офисе. Это принципиально другое, и мало кто знает, как действовать правильно. Поэтому многие советуют обсудить с коллегами и предложить свои правила игры, которые устроят всех.

“И, конечно, никакой работы из кровати. Дело даже не в продуктивности. Все места, куда вы притащите работу, будут ассоциироваться с работой, поэтому крайне важно разграничить пространство”, — заметил один из HR-менеджеров.

Впрочем, далеко не всегда все сводится к решению каких-то вопросов сферы IT или бытовых проблем удаленного работника.

“Мы решали прежде всего правовые аспекты. В техническом плане как раз все оказалось довольно просто: через сайт компании со входом по паролю для удаленных работников. Мы подобное практиковали и раньше, так что тут трудностей не возникло. Но они возникли с рядом юридических вопросов, — рассказала офис-менеджер одной из украинских страховых компаний Наталья Иноземцева. — Оказалось, наниматель не вправе своим решением ввести карантин в компании. Объявление карантинных мероприятий того или иного масштаба — прерогатива исключительно государства. Наниматель не вправе своим единоличным решением отправить сотрудников работать удаленно (например, из дома), требуется формальное согласие работников. Если работник не против работы в таком режиме, от него потребуется заявление и подписание дополнительного соглашения к трудовому контракту. Нанимателю нужно будет издать приказ об установлении дистанционной работы”.

Конечно, далеко не все работники могут трудится дистанционно (рабочие производств, розничной торговли и пр.). Им можно предложить варианты ухода в социальный отпуск без сохранения заработной платы (по заявлению работника), либо с частичным сохранением зарплаты (по инициативе нанимателя с письменного согласия работника с учетом необходимости временного приостановления работ). Возможен также вариант предоставления трудового отпуска, но если он не совпадает с графиком отпусков, то опять же потребуется согласие работника. Наниматель может объявить простой, но тут потребуется сохранить за работниками не менее 2/3 заработной платы и обосновать причины производственного или экономического характера.

Есть и промежуточные варианты, когда производственный процесс можно распределить по домам.

“Мы изготавливаем бижутерию и украшения (браслеты) в стиле hand-made, и у нас на производстве очень много мелкой ручной работы. При этом мы и прежде активно привлекали к работе инвалидов, сидящих по домам, так что у нас был опыт: привезти материалы, перекинуть заготовки, забрать готовое, скоординироваться. Теперь же пришлось всех мастеров отправить работать по домам, — рассказала старший менеджер дизайнерской фирмы Art Outdoor Оксана Запольская. — Тут мы столкнулись с необходимостью организовать доставку всего необходимого, обеспечить рабочий процесс. Пришлось воспользоваться специальными онлайн-сервисами по маршрутизации. Они позволяют автоматически выстраивать оптимальные маршруты благодаря специальным алгоритмам. В итоге мы смогли распределить доставки так, чтобы не пришлось увеличивать число курьеров или машин”.

В числе других рекомендаций, которыми поделились собеседники “Деловой столицы”: заглянуть в раздел договоров “форс-мажор” или “прочие условия”, которые часто просто игнорируются и подписываются не глядя. Основной вопрос: можно ли Covid-19 считать форс-мажором, а значит — достаточным основанием для неисполнения своих обязательств перед деловыми партнерами, банками, работниками, государством без штрафных санкций и негативных последствий.

Также — попробовать договориться с арендодателем на снижение арендной платы на период карантина. Ведь здание эксплуатируется значительно меньше, если сотрудники сидят по домам.

Проверить весь комплект рабочих ресурсов, которые используют сотрудники. Будут ли работать в удаленном режиме компьютеры, доступы к данным, средства коммуникации? Попробовать собрать в голове весь контур рабочего процесса и понять, на каких этапах могут возникнуть сложности.

Приготовиться к тому, что некоторым сотрудникам понравится работать на удаленке, и даже после стабилизации ситуации они либо попросят изменить график работы (например, три дня в офисе, а два — дома), либо вообще будут искать новую работу, чтобы трудиться из дома. Менеджер должен учитывать вероятность того, что часть коллектива придется оперативно заменить.

Очень важно озаботиться информационной безопасностью — риски для нее неизбежно возникают, когда сотрудник работает со своего компьютера и за пределами корпоративной локальной сети. Именно поэтому, кстати, так трудно перевести на удаленку банковских работников.

Подобной ситуации еще не было в опыте украинского бизнеса. Это новая реальность. Готовых рецептов нет, компетенций тоже. По большому счету, все это придется нарабатывать здесь и сейчас.

Денис ЛАВНИКЕВИЧ