Как не утонуть в рабочем омуте

В докладе об оценке благополучия человека, опубликованном Организацией экономического сотрудничества и развития (ОЭСР) отмечено, что наличие работы является важным элементом благополучия человека: “Хорошая работа не только дает доход, но также формирует личную идентичность и предоставляет возможности для социальных взаимодействий”. Между тем, японцы и австралийцы очень часто работают неполный рабочий день, хотя предпочли бы полную занятость. А вот у чилийцев и поляков самое большое число временных контрактов. Жители Люксембурга имеют самую высокую уверенность в своих рабочих местах в Европе, в то время как чехи, словенцы, поляки и венгры имеют самые высокие опасения потерять работу. Южноафриканцы и корейцы больше всех тратят времени в повседневных поездках на работу и с работы, в то время как ирландцы, датчане и шведы — меньше всех.

Один из самых главных выводов: менее трети европейских работников удовлетворены своей работой, а также балансом между работой и личной жизнью. Нехватка времени особенно сильно сказывается на работающих матерях, а благополучие детей сильно зависит от способности родителей и работать, и тратить достаточное время с детьми.

Украина пока что не является полноправным членом ОЭСР, однако несложно предположить, что результаты исследований в нашей стране будут сильно отличаться от ситуации в соседней Польше. Между тем поляки, по данным исследования, занимают второе место в рейтинге стран, жители которых больше всего времени проводят на работе. Среднестатистический поляк работает в среднем 40,7 часов в неделю — на 10 дольше, чем голландец, и на 5 часов дольше, чем немец. Правда, производительность труда при этом в три-четыре раза ниже, чем в той же Германии.

Почему так происходит? Эксперты называют несколько причин. Среди них — недостаточное развитие технологий, слабая транспортная инфраструктура, нехватка специальных навыков, позволяющих работникам экономить время. Еще одна причина — бюрократия, из-за которой компании вместо собственного развития занимаются заполнением бесконечных формуляров и выполнением всяческих правил.

Впрочем, сами работники тоже отчасти виноваты в столь бедственном состоянии дел. Ведь утро всегда начинается с “кофейной паузы”, после нужно переброситься парочкой фраз с коллегами, а ведь еще нужно почитать почту, Facebook, сходить на перекур… Вот так незаметно теряется именно то время, которого после не хватает для своевременного окончания рабочих задач.

“Большинство людей попросту не контролирует выполнение дел, поэтому им кажется, что таких задач слишком много, а это зачастую приводит к стрессу. Причем причины этого стресса человек ищет не в себе (“я плохо организовал работу”), а в других (“на меня “повесили” слишком много задач”)”, — говорят психологи. И отмечают, что самоорганизация — вещь необходимая. Причем это отнюдь не простое упорядочивание. Иногда стоит быть гибким, иногда — прибегнуть к импровизации. Главное: определить цели, провести планирование, установить приоритеты, эффективно подойти к решению задач и не забывать контролировать их выполнение. Так как же организовать самого себя?

Проблема: утренний хаос

Достаточно сотруднику проспать всего на пару минут, застрять в душе или попасть в дорожную пробку, как на работе он появляется заспанным и нервным. А ведь известно, что чем раньше начнешь, тем быстрее закончишь.

Решение: Чтобы выйти пораньше, нужно подготовиться к этому еще с вечера. Еще с вечера нужно определиться с одеждой, начистить обувь, сложить в папку все необходимые документы. Ключи от дома и машины лучше всего хранить в коридоре. В итоге можно собраться на работу всего за 10 минут.

Проблема: загроможденное рабочее место

Семейные фотографии, вазон с любимым цветком, стопки документов и листочков с номерами телефонов… Список вещей, ворующих рабочее время, можно продолжать бесконечно. Как часами можно искать среди всего этого хаоса необходимый документ.

Решение: идеальный вариант, когда у каждого вида бумаг есть свое место. Однако недостаточно просто купить десяток папок, ведь документы сами по себе не разложатся по местам. Поэтому нельзя забывать о том, что вещи нужно регулярно раскладывать по тем местам, где они и должны находиться. Очередное важное дело — неубранный мусор. Газета недельной давности, как и бумажки от конфет, вряд ли уже пригодится, а место на столе займут достаточно. Если наводить порядок ежедневно не удается, специалисты советуют выбрать для этого специальный день.

Проблема: отсутствие приоритетов

О том, какое задание самое важное, сотрудник узнает от шефа, удивленного тем, что работа до сих пор не сделана.

Решение: американский президент Эйзенхауэр создал целую систему для определения приоритетности задач. Он выстраивал их в зависимости от срочности и важности. Приоритет определяется нам, насколько важно выполнение задачи для реализации поставленных целей, каковы последствия ее невыполнения и то, именно эту задачу поставил. Приоритет А у самых важных дел, В — у важных, но менее срочных дел, С — срочных, но не таких важных, D — неважных и несрочных (на них вообще лучше не сосредотачиваться). Распределенные таким образом задачи решат проблему приоритетности в начале работы над ними. Если работник не знает, как отличить А от В, лучше всего проконсультироваться с начальством.

Проблема: никто ничего не знает

Все работают над одним и тем же проектом, но каждый делает это по-своему. В результате процесс значительно затягивается

Решение: в первую очередь, необходимо научиться разговаривать. Часть обязанностей можно делегировать коллегам. Очевидно, что о помощи нужно просить тех людей, в чьи должностные обязанности входит решение таких задач, иначе получится банальная “спихология”. Обычно сотрудники, не желающие просить о помощи, считают, что сами справятся с задачей лучше всего, или же теряют контроль над работой. Еще один вариант — сотрудники боятся быть обязанными коллегам. В итоге очень часто работники сосредотачиваются не на задачах, а на связанных с ними эмоциях.

Проблема: утренний кофе, сплетни, перекуры

На все эти “радости жизни” тратится уйма времени. Так, к примеру, выкуривая пачку сигарет в день работник тратит более трех часов. Если добавить сюда перерывы на кофе, обед, разговоры и посещения уборной, то от рабочего дня останется с гулькин нос.

Решение: необходимо помнить, что главное не количество, а качество проведенного на работе времени. Поэтому следует делать лишь то, что приближает работника к поставленной цели. Так что следует решительно бороться с тем, что от этих целей отдаляет. Проще говоря, установить четкий лимит перекуров и перерывов на кофе.

Проблема: вечно звонящий телефон, новые электронные письма, сообщения в мессенджерах

Сложно сосредоточиться, если тебя дергают каждую минуту. Хуже всего, когда “дело, не терпящее отлагательств” на поверку оказывается вовсе не срочным.

Решение: у писем тоже должны быть приоритеты. Как минимум стоит придерживаться того правила, что нельзя прерывать выполнение какое-либо задачи, чтобы ответить на письмо второстепенной важности. Лучше всего отвечать на письма два-три раза в день. Таким образом можно сэкономить не только время, но энергию, затрачиваемую на переключение между разными видами работ. Кроме того, окружение стоит приучить к тому, что даже десять посланных подряд писем не заставят прервать действительно важное дело.

Что же касается телефонов, то все они оснащены определителями номера, так что всегда можно сразу решить, нужно ли отвечать на звонок. В конце концов, перезвонить можно и после окончания работы.

Проблема: список дел на день столь обширен, что голова идет кругом. О том, что что-то забылось, подчиненные узнают уже “на ковре” у шефа

Решение: самый простой список, составленный с учетом приоритетности той или иной задачи, значительно повышает эффективность труда. Как минимум, потому, что уменьшает стресс. Кроме того, составление списков помогает в планировании работы. В него нужно вписать все дела, сроки их реализации, после чего определить приоритетность выполнения или выбрать сотрудников, кому можно делегировать ту или иную задачу.

Все эти нехитрые способы способны сэкономить несколько часов в день, которые куда лучше провести в кинотеатре или на природе, чем за рабочим столом.

Алиса НЕДЕЛИНА